Eredményes rendezvény szervezés közösségi támogatással


A tavaszi időszak izgalmas rendezvényszervezői szemmel. Egyrészt azért, mert konferenciák, tréningek, workshopok sokasága zajlik minden nap, ezeket megtölteni és lemenedzselni nem mindig egyszerű. Másrészről ilyenkor sokan már a nyári és az őszi szezon eseményein dolgoznak. Éppen ezért foglalkozzunk most egy kicsit azzal, milyen közösségi megoldások, hogyan segíthetik az eseményszervezést. Erről egyébként az RG Stúdió blogjában is olvashattok egy hasznos cikket.

Előkészítés

Akár tréninget, akár kiállítást, akár konferenciát tartunk, attól függően, hogy ki a célcsoportunk, nem mindegy, melyik felületen indulunk, akár már jóval azelőtt, hogy bejelentenénk az eseményt.
Hiszen érdeklődési körtől, kortól, régiótól is függ többek között, hogy Facebookon, Instagramon, chatboton vagy akár hírlevél lesz a fő kommunikációs felület.
Érdemes például chatbot feliratkozókat gyűjteni a célcsoport köréből, ahogy történt ez például a Big Marketing Day konferencia kapcsán egy nyereményjátékkal kiegészítve. De akár célzott hírlevél adatbázist is lehet építeni, de egy Facebook esemény is hasznos lehet.

Ami az egyik legfontosabb egy rendezvénymarketing során: ne akkor kezdjük el a marketinget, amikor publikáltuk a rendezvényt. Használjuk a különböző csatornákat már jóval a rendezvény előtt arra, hogy összegyűjtsük azokat, akik majd nagy valószínűséggel résztvevők lesznek. Ennek előnye sokszor, hogy a szezonon kívül szerezzük meg a célcsoport elérhetőségét kisebb költségen. Vagyis költsünk kevesebbet a szezonban, amikor nagy a verseny, hiszen ilyenkor már a saját, “ingyenes” felületeken tudjuk elérni a célcsoportunkat.

Vagyis az előkészítési szakaszban gyűjtsünk a rendezvény kapcsán:

  • hírlevél feliratkozót (igen, még működik) Facebook vagy Instagram hirdetésben
  • chatbot feliratkozót
  • Instagram követőt
  • Facebook követőt
  • YouTube feliratkozót
  • Vagy akár követőt LinkedIn-en, TikTokon vagy más felületen, ahol a célcsoportod ott van.

Fontos: ne csak feliratkozót vagy adatbázist gyűjtsünk, hanem kommunikáljunk nekik rendszeresen. Például tartsunk a témában Live-okat Facebookon, Instagramon vagy éppen YouTube-on.

Az általános szabály: minél korábban kezdünk el kommunikálni, minél több értéket adunk az előkészítés alatt és minél jobban használjuk azokat a felületeket, amiket a célcsoportunk, annál könnyebb lesz megtölteni a rendezvényt.

A rendezvény alatt

Sokaknak a rendezvénnyel kapcsolatos marketing véget ér abban a pillanatban, hogy megtelt.
Pedig ha szeretnénk hasonló rendezvényt később is, vagy a rendezvény célja az, hogy ott értékesítsünk, vagy az, hogy az ott megtanult dolgokat használják jobban az emberek, érdemes ott helyben is folytatni a munkát.

Ebben segíthet például egy chatbot, ahol ott helyben szavazni tudnak a résztvevők, vagy egy kiterjesztett valóság megoldás, ami nagyobb élményt ad a résztvevőknek, esetleg jobban átadja, elmélyíti a rendezvény célját. Ha pedig olyan eseményen veszünk részt (pl. egy vásár), ahol mások is versenyeznek a figyelmünkért, hasznos lehet egy olyan Facebook, esetleg Instagram hirdetés, ami azokra céloz lokális alapon, aki ott van a helyszínen.

Ha pedig tényleges cél más hasonló rendezvények megtöltése, akkor érdemes a rendezvényt (esetleg egy részét) élőben közvetíteni, illetve több videót felrakni a különböző közösségi felületekre.

A rendezvény után

Szeretnénk később hasonló rendezvényt? Vagy eladni valami mást a résztvevőknek? Ebben is tudnak segíteni a közösségi megoldások.

Tartsuk a kapcsolatot tovább a résztvevőkkel chatboton, tereljük őket be egy zárt csoportba, használjuk az adataikat (természetesen a szabályoknak megfelelően) arra, hogy újra elérjük őket, vagy a hozzájuk hasonló embereket, akik ugyan nem voltak ott, de jó lenne megszerezni az elérhetőségüket. Vagyis használjunk remarketinget, hasonló célközönséget akár a rendezvényen készült videók felhasználásával.

Akármilyen rendezvényről van is szó, át meg át tudjuk szőni közösségi marketing megoldásokkal, ráadásul mindezt nem csak öncélúan tudjuk megtenni, hanem valódi üzleti eredményt is kihozhatunk belőle.